Cómo reducir costos sin morir en el intento

Muchísimas organizaciones están pasando por un periodo difícil producto del covid y las restricciones derivadas. La pandemia ha afectado directamente los ingresos de miles de empresas y entidades a nivel nacional e internacional. Esto implica una presión adicional sobre los gerentes para generar resultados y ahorros. Aquí una lista de posibles medidas de contención del gasto.

  1. Digitalización. El potencial de la tecnología para reducir costos es increíble. Desde herramientas como RPA, chatbots, robots para inventario, escaners, Watson, software, blockchain, aplicaciones, en fin, la lista es interminable. El punto es que, dependiendo de cada empresa, hay una serie de oportunidades de digitalización que pueden generar ahorro en tiempo y dinero. Aquí lo importante es evaluar el ahorro potencial de distintas herramientas tecnológicas, seleccionado las que tengan mayor impacto en las finanzas. Todos vivimos en la era de la digitalización, y cada vez más, la gente es receptiva a estos cambios.
  2. Tercerizar. Cuando tenemos actividades internas que se apartan del negocio y misión medular de la organización, es saludable evaluar el costo de realizarlas internamente vs contratar servicios de un tercero que se especialice en ellas. Esto aplica típicamente a varios temas en la gestión de recursos humanos, planilla, temas legales, contables y tecnológicos, pero hay muchas otras áreas con potencial de tercerización. Es sencillo, si otra empresa tiene economías de escala y mejor experticia que nosotros en un tema, lo lógico es que sea más costo eficiente que este tercero lo haga por un costo menor a nuestro costo actual. Esto nos permite enfocarnos en actividades medulares que sí nos dan una ventaja competitiva.
  3. Optimizar procesos. Si los procesos de la organización son ineficientes, y es evidente que resultan más costosos de lo necesario, se deben revisar los procesos críticos para identificar formas de generar eficiencias. Procesos comunes en muchas empresas como compras, gestión de inventarios, y reclutamiento son más fáciles de mejorar porque hay mucha literatura al respecto.  Hay un número plural de herramientas y metodologías para evaluar y mejorar procesos incluyendo análisis de flujos de valor, análisis de causas y efectos, Pareto, Lean Six Sigma, etc. Mejorar procesos toma un esfuerzo importante, y requiere involucrar a los que participan en el proceso para que los cambios sean efectivos, pero las mejoras bien implementadas pueden generar impactos significativos en los números.
  4. Evaluar mantenimiento preventivo vs run to failure. Hay gastos de mantenimiento ineludibles, pero hay otros que podríamos evitar.  Hay equipos informáticos y operativos con una vida limitada cuyos costos de mantenimiento rutinario sobrepasan los costos de utilizar los equipos hasta que fallen. Esta táctica propone que solo se da mantenimiento cuando el equipo falla o se utiliza hasta el punto de reemplazo. En estos tiempos en que el flujo de caja puede estar afectado, es una alternativa a analizar.
  5. Vender activos. Quienes tienen liquidez ahora, saben que pueden encontrar grandes oportunidades de compra. Para los que no tienen liquidez, es el momento de evaluar aquellos activos subutilizados, sobre todo si generan costos, y considerar venderlos y reenfocar sus esfuerzos. El Sindicato de Industriales proyectó que tomará hasta el 2025 llegar a los niveles del PIB del 2019 en Panamá. Entonces, ¿queremos quedarnos con esos activos por varios años más, sin aprovecharlos al máximo? A veces los competidores pueden ser nuestros aliados, y siempre se les puede llamar para ofrecerles algo que les pueda interesar.
  6. Revisar proveedores insumos y servicios. En ocasiones nos quedamos con un proveedor por mucho tiempo y nos olvidamos de pedir mejores precios. Es el típico caso de los contratos de celular o internet, si no pides mejora en los precios, te siguen cobrando la misma tarifa cuando tienen mejores precios por más data o ancho de banda. Hay que revisar la lista de proveedores, comenzando por los que más peso tienen en nuestros gastos, y conversar para ver cómo pueden mejorar su oferta. Las relaciones con los proveedores son importantes, pero es bueno buscar otros posibles proveedores y promover la competencia. Hacer licitaciones de mejor precio, con especificaciones claras permite generar más ahorros.
  7. Ahorrar energía. La energía puede ser costosísima dependiendo de la ubicación. Seguramente el teletrabajo haya tenido un impacto beneficioso en el rubro de electricidad, pero dependiendo de la naturaleza y las políticas de la organización, estos costos pueden estar en franco aumento con la reactivación económica. Para reducir este gasto se podría consultar a un experto que audite el consumo de energía y provea recomendaciones, se recomienda compara equipos y focos que consuman menos y apagar o desconectar cuando no están en uso. Si la empresa consume más de 100kW por sitio, podría solicitar un contrato de gran cliente en el mercado mayorista con precios más competitivos. Crear conciencia del consumo de energía es saludable para la empresa, sus empleados y para el ambiente.
  8. Tomar acciones de personal necesarias. Si la carga de trabajo ha disminuido por la crisis, si la automatización o tercerización ha impactado puestos internos, si hay duplicidad o redundancia en las funciones, si la planilla está abultada y los números no dan, hay que reducir puestos. Reducir personal es doloroso porque afecta a las personas. Si la empresa puede sobrevivir la tormenta sin hacerlo, bienvenida. Pero si la alternativa es llevar a la empresa a la quiebra, es mejor afectar a algunos, que afectar a todos. Una buena práctica es proveer fuentes de apoyo a los afectados. Por ejemplo, Copa contrató servicios de la Coach de Carrera Wally Pretelt – Kieswetter lo cual ayudó a la gente a transicionar.  

Reducir gastos puede ser una tarea difícil. Más aun, cuando los ahorros son coyunturales y no hay una cultura de ahorro en la empresa. Para que los ahorros sean efectivos la clave es comunicar. Ser honestos sobre las dificultades y obligaciones de la empresa, pone en perspectiva lo que podría pasar si no se toman acciones ahora. Para tener una organización resiliente, hay que actuar y aprender de las lecciones de esta pandemia. Vivimos en un mundo en constante cambio y en entornos altamente competitivos, las empresas que tienen una cultura de eficiencia y ahorro son más sostenibles y estarán mejor preparadas para afrontar los retos que haya por delante.

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