6 Pasos para Gestionar Cambios Efectivos

Las empresas están en cambio constante. La naturaleza de los cambios es variada. Depende de la situación económica, competencia, cambios en altos mandos, tendencias tecnológicas, hallazgos de problemas inherentes, ineficiencia, crecimiento o decrecimiento en ventas y nuevos proyectos, entre otros. Como resultado se generan iniciativas de cambio de estructura organizacional, transformación digital, reingeniería, mejoras de procesos, cambio cultural, etc.

No todo el mundo sabe cómo implementar cambios, y en consecuencia quedan heridos de batalla por toda empresa, se desmorona la moral y no se logran los resultados deseados.  Para cualquier líder de empresa, una de las cosas más importantes para el éxito es poder gestionar bien los cambios que sean necesarios. Un reconocido artículo de Michael Beer y Nitin Nohria en el Harvard Business Review cita que el 70% de los esfuerzos de cambio fracasan.

Pero no tiene que ser así. Creo que todos los líderes organizacionales que desean darle un giro a su empresa lo hacen en búsqueda de mejores resultados. Pero el cambio no se puede imponer de la noche a la mañana. El cambio toma tiempo, y tratar de tomar atajos para lograrlo afecta muy seriamente los resultados que se logran. A continuación, los pasos que recomiendo para una transformación exitosa.

  1. Plantear el caso para el cambio. Todo cambio inicia con una idea. Ya sea el CEO, un gerente de división o alguna otra persona, lo primero es explicar porqué es necesario, qué eventos o tendencias hacen mantener el estatus quo algo inaceptable. Es importante explicar con hechos y números reales cómo distintos factores afectan a la empresa y las posibles consecuencias de la inacción. También se debe explicar qué se espera lograr como resultado. Si el cambio tiene sentido, si responde a los retos planteados, si genera un sentido de urgencia, entonces será más fácil sumar a otras personas para que impulsen el cambio.
  2. Discutir ampliamente y desarrollar una visión compartida. Para lograr grandes cosas, hay que trabajar en equipo. Y para potenciar los resultados del equipo, hay que involucrar a la gente en la discusión. Puede que la discusión no sume exactamente al equipo en la jerarquía actual, pero es importante contar con personas de trayectoria, experiencia y liderazgo dentro de la empresa, para generar discusiones que permitan ver amenazas, distintos puntos de vista y generen divergencia. No es imposible diseñar bien los cambios sin una mirada integral. Teniendo toda la información sobre la mesa, se busca generar consensos para converger en una visión compartida de cómo debe ser el cambio y qué debe lograr. Estas discusiones pueden tomar tiempo, pero el proyecto de cambio se verá fortalecido después de haber considerado las opiniones del equipo.
  3. Crear un equipo de líderes de la transformación. Muchas veces los cambios son relegados a departamentos de recursos humanos, estrategia o tecnología, dependiendo de su naturaleza. Sin embargo, los cambios deben ser impulsados por los líderes de las organizaciones. Es muy difícil que la gente tome el cambio como algo relevante si el jefe no lo promueve proactivamente. Si un cambio afecta a toda la empresa, entonces del CEO debe ser su principal impulsor. Si un cambio afecta a una división, el líder de la división debe impulsarlo. Si afecta a algunas personas, hay que hablar con ellas personalmente. Además del equipo dedicado a implementar el cambio, los distintos líderes de las áreas impactadas deben estar muy claros de las razones y los objetivos detrás de los cambios para poder explicarlo a colegas y subalternos.
  4. Establecer mensajes clave. Partiendo el caso para el cambio, con los hechos que sustentan la necesidad de hacer las cosas de forma distinta, se deben desarrollar mensajes que impulsen la adopción. Los mensajes deben ser customizados para las distintas audiencias de la organización, ejemplificando los cambios en las distintas áreas de trabajo para que la gente reciba una comunicación aterrizada y que conecta con ellos. Por otro lado, es importantísimo ponerse en los zapatos de los distintos grupos de la empresa y pensar en sus posibles preocupaciones y puntos en contra del cambio. La gente puede estar adicta al estatus quo y hay que ayudarlos a aceptar el cambio. Imprimir un sentido de urgencia y las posibles consecuencias de mantener la situación actual es clave para esto.
  5. Comunicar a todos los niveles. Cuando las empresas son muy grandes, los líderes no siempre pueden tener contacto con todos los colaboradores, esto hace que, a veces, las personas se sientan alejadas de las decisiones y la visión de la empresa. Pero para cambios grandes es clave que los líderes de la organización comuniquen directamente los cambios a las personas. Idealmente los intercambios no son monólogos, sino conversaciones que promueven la participación de la audiencia para aclarar dudas, escuchar preocupaciones y recibir feedback. Este último debe utilizarse para mejorar el plan de cambio según aplique. Además, se deben utilizar múltiples canales de comunicación, preferiblemente de dos vías, con el fin de que los mensajes queden claros y que realmente se pueda sumar a la gente.
  6. Establecer indicadores y fomentar cambios culturales. La única forma de saber si el cambio fue efectivo, es midiendo los resultados. Cualesquiera sean los objetivos del cambio se deben establecer indicadores a lograr a corto y mediano plazo. Esto permite monitorear los avances y celebrar las victorias tempranas para seguir impulsando los cambios. En general, los objetivos de los grandes cambios no se logran rápido, y pueden tomar unos 3 años para los resultados deseados. Por esto es importante no cantar victoria al alcanzar los primeros hitos y seguir impulsando los cambios a través de la comunicación y fomentando los valores detrás del cambio como parte de la cultura evolutiva de la empresa.

Siguiendo estos pasos podemos generar cambios positivos dentro de las organizaciones. Y aunque cambio generalmente es difícil, y siempre hay sorpresas en el camino, es muchísimo más llevadero involucrando a la gente. Porque al final del día, las empresas no están solo para hacer dinero, sino que también son parte clave de la vida de quienes trabajan ahí, y si no sumamos a la gente, el cambio no logra los resultados deseados.

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