Cómo tener Sesiones Estratégicas Exitosas

Llega esa época del año donde toca hacer talleres con el equipo ejecutivo y la directiva para revisar y establecer la dirección que tomará la empresa. Agendarla es un reto, todos tienen que reservar uno o dos días en su ajustado calendario. Algunos están menos que entusiasmados de tener que dedicarle tanto tiempo a esto, y pueden verlo como una pérdida de tiempo. Un año más de las mismas discusiones que no aterrizan en grandes decisiones, o que no hacen una diferencia grande en los resultados de la empresa.

Pero no tiene, ni debe, ser así. Por el contrario, participar de una sesión de estrategia dinámica, participativa y con contenido acertado e interesante puede ser una experiencia estimulante y entretenida. Los ejecutivos y directivos merecen que estas sesiones estén a la altura de los retos que tienen.

Para tener talleres estratégicos productivos y exitosos, luego de establecer fechas y acordar, es necesario atender varios puntos:

  1. Asegurar una facilitación alineada a las expectativas: Hay varios tipos de facilitadores, aquellos didácticos, que traen una metodología predeterminada, y siguen un guión que aplican a distintas empresas. También hay facilitadores todoterreno, que se adaptan a lo que sea y que siguen el diseño del taller que se les pida. Por otro lado, existen facilitadores inmersivos, que estudian a la empresa y buscan entender bien sus necesidades y, con base en la información recabada, diseñan un taller a la medida. Son tres tipos de facilitación muy distinta, y los costos varían significativamente, no solo por la metodología que se aplique, sino también por la experiencia del facilitador. Es importante que los encargados tengan claridad de lo que desean, comuniquen sus expectativas a los posibles facilitadores, y escojan a alguien con quien se sientan cómodos.
  2. Identificar los temas clave a discutir: Vivimos en un mundo complejo, mucho más complejo de lo que era hace un año, antes del Covid. Tener claridad sobre los temas clave no es tan fácil como parece. Por esto que es necesario que el CEO o Gerente General se involucre en definir qué temas se deben discutir y definir en las sesiones estratégicas. Los temas pueden variar desde decisiones operativas críticas, hasta el establecimiento de objetivos y metas. Deben ser pocos temas, el tiempo es limitado, y el que mucho abarca, poco aprieta. Lo importante es saber qué cosas hay que definir para impulsar la competitividad de la empresa. 
  3. Recabar información y realizar los análisis necesarios: No es suficiente definir los temas. Es clave llevar información relevante a las sesiones para enriquecer las discusiones. Un taller en el que los participantes no reciben información importante puede terminar dando más de lo mismo, especialmente en entornos donde puede haber “groupthink”. Este último caso, cuando la gente lleva mucho tiempo trabajando juntos y generalmente tienen puntos de vista similares, necesitan nueva información para salir de su zona de confort y pensar en otras posibilidades.
  4. Diseñar el contenido: ya sea un contenido definido por la empresa o por el facilitador, lo importante es que atienda las expectativas establecidas. El contenido también dependerá de la modalidad de las sesiones. Si las sesiones son virtuales, será necesario utilizar programas como Miro y Menti para simular sesiones en vivo, y la duración debe ser más corta, ya que estar sentado en un taller virtual por 8 horas es mucho más agotador que estar en un taller en vivo. Sea cual sea la modalidad, el facilitador debe tener en mente las necesidades del cliente y resolver cómo atenderlas en el tiempo que disponen.
  5. Traer energía y dinamismo a las sesiones: El diseño del taller es crítico para el éxito del mismo, pero si el facilitador y los participantes no tienen energía, ganas de participar y les falta interés, el taller no va a ser productivo. En un entorno virtual, este aspecto puede ser aún más retador. Tener conversaciones previas con los participantes, generar interés por el taller, tener contenido interesante y hacer las preguntas clave, ayudan a desarrollar sesiones estratégicas con impacto positivo. El verdadero valor de estas reuniones está en el pensamiento de los participantes y el intercambio de ideas que se generen; no en monólogos, lecturas o presentaciones densas.
  6. Generar compromisos: Una sesión estratégica típicamente implica toma de decisiones. Pero con grupos diversos, es difícil que todos estén 100% de acuerdo en todo. Aun cuando no haya total acuerdo, es necesario generar compromisos. Llevar una discusión imparcial y objetiva permite que aquellos cuyas opiniones no se vean favorecidas en las decisiones, puedan aceptar lo que se decida. Por ejemplo, uno puede estar 60% de acuerdo, pero eso no quita que uno pueda estar 100% comprometido.  Al concluir la sesión debe haber compromiso de los participantes en apoyar y ejecutar las decisiones tomadas

Los talleres de estrategia son un reto en cualquier empresa. Pero las sesiones estratégicas exitosas son una herramienta poderosísima para la buena gestión de una organización. Espero que estas recomendaciones faciliten su próxima sesión.

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